Nach dem Import einer Adressliste oder dem Einbinden eines Kontaktordners aus öffentlichen Ordnern zeigt Outlook plötzlich alle Einträge fett an – als ungelesen. Jeden Kontakt einzeln zu öffnen, kostet bei hunderten Einträgen viel Zeit. Mit zwei Tastenkombinationen können Sie alle Outlook-Kontakte als gelesen markieren, in einem Rutsch.
Outlook-Kontakte als gelesen markieren: die Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Wechseln Sie unten links in den Bereich Kontakte (oder „Personen“).
- Klicken Sie auf den betroffenen Kontaktordner, zum Beispiel den importierten Ordner.
- Stellen Sie die Ansicht über Ansicht → Ansicht ändern auf Liste um. In der Listenansicht sehen Sie die fett markierten Einträge am besten.
- Klicken Sie in die Liste und markieren Sie mit Strg + A alle Kontakte.
- Drücken Sie Strg + Q. Outlook markiert damit alle ausgewählten Kontakte als gelesen.
Die Fettschrift verschwindet sofort. Das Gegenstück ist Strg + U: Damit markieren Sie Einträge wieder als ungelesen.
Warum Outlook-Kontakte als ungelesen anzeigt
Für Outlook ist ein Kontakt technisch ein Element wie eine E-Mail. Neu importierte oder aus einem freigegebenen Ordner übernommene Elemente gelten deshalb als „neu“ und damit als ungelesen. Das hat keine Auswirkung auf die Daten, stört aber in der Übersicht und in Ordnern, die ungelesene Elemente zählen.
Weitere Tipps für viele Kontakte
- Ganze Ordner auf einmal: Bei E-Mail-Ordnern bietet ein Rechtsklick „Alle als gelesen markieren“. Bei Kontaktordnern führt der schnellste Weg über Strg + A und Strg + Q.
- Doppelte Kontakte: Sortieren Sie die Liste nach Name oder E-Mail-Adresse, um Duplikate nach einem Import schnell zu finden.
- Freigegebene Ordner: Die Markierung gilt pro Benutzer. Andere Kollegen sehen die Kontakte weiterhin als ungelesen, bis sie es selbst ändern.
Die Tastenkombination Strg + Q funktioniert übrigens genauso bei E-Mails, Aufgaben und Kalendereinträgen.
Alle E-Mails in Outlook als gelesen markieren
Viele suchen eigentlich nach den E-Mails. Auch das geht schnell: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, zum Beispiel den Posteingang, und wählen Sie „Alle als gelesen markieren“. Alternativ klicken Sie in die Nachrichtenliste, drücken Strg + A und danach Strg + Q. Im neuen Outlook finden Sie die Funktion ebenfalls per Rechtsklick auf den Ordner.
Hilfe rund um Outlook
Mehr zu Outlook finden Sie in unseren Beiträgen zur Outlook-Suche nach einem Update und zum Thema neues Outlook blockieren. Klemmt es bei Ihnen an anderer Stelle, helfen wir per Fernwartung. Eine Übersicht aller Tastenkombinationen bietet Microsoft im Outlook-Support.
Häufige Fragen
Funktioniert Strg + Q auch in älteren Outlook-Versionen?
Ja. Die Tastenkombination zum Markieren als gelesen gibt es seit vielen Outlook-Versionen, auch in Outlook 2016, 2019, 2021 und Microsoft 365.
Warum markiert Outlook importierte Kontakte als ungelesen?
Für Outlook ist ein Kontakt ein Element wie eine E-Mail. Neu importierte Elemente gelten deshalb als neu und werden fett dargestellt. An den Kontaktdaten selbst ändert das nichts.
Gilt die Markierung auch für Kollegen?
Bei freigegebenen oder öffentlichen Ordnern gilt der Gelesen-Status pro Benutzer. Jeder Mitarbeiter markiert die Kontakte in seiner Ansicht selbst als gelesen.
