Sie wählen in Windows einen Standarddrucker aus, doch Word, Excel oder Outlook schicken den Ausdruck trotzdem an ein anderes Gerät? Ein falscher Standarddrucker in Office gehört zu den Klassikern im Büroalltag. Die gute Nachricht: Office macht dabei nichts falsch – die Ursache ist eine Windows-Einstellung, die sich in wenigen Minuten korrigieren lässt.
Warum Office den falschen Standarddrucker verwendet
Seit Windows 10 gibt es die Option „Windows verwaltet den Standarddrucker“. Ist sie eingeschaltet, legt Windows den Standarddrucker nicht fest, sondern nimmt automatisch den Drucker, auf dem Sie zuletzt gedruckt haben – und zwar abhängig vom Netzwerk, in dem Sie gerade arbeiten. Office übernimmt diesen Drucker. Wer also einmal auf dem Etikettendrucker oder im Homeoffice gedruckt hat, landet beim nächsten Ausdruck oft wieder dort.
Besonders auffällig wird das mit Office 2019 und Microsoft 365, weil die Programme den Drucker beim Start übernehmen und bis zum Neustart behalten. Änderungen in den Systemeinstellungen scheinen dann ignoriert zu werden.
So stellen Sie den richtigen Standarddrucker dauerhaft ein
- Öffnen Sie mit Windows-Taste + I die Einstellungen und wechseln Sie zu Bluetooth und Geräte → Drucker und Scanner (Windows 10: Geräte → Drucker und Scanner).
- Schalten Sie „Windows verwaltet den Standarddrucker“ aus.
- Klicken Sie auf den gewünschten Drucker und wählen Sie Als Standard festlegen.
- Schließen Sie alle Office-Programme und starten Sie sie neu.
Hilft das nicht sofort, drucken Sie einmal eine Testseite aus Word auf den gewünschten Drucker. Office merkt sich den Drucker danach zuverlässig.
Meldung: Windows verwaltet den Standarddrucker nicht mehr
Wenn Sie den Drucker als Standard festlegen, weist Windows Sie unter Umständen darauf hin, dass es den Standarddrucker danach nicht mehr selbst verwaltet. Genau das ist gewollt. Bestätigen Sie den Hinweis. Ab jetzt bleibt Ihr Wunschdrucker der Standard, egal wo Sie zuletzt gedruckt haben.
Wenn der falsche Standarddrucker immer wiederkommt
Springt der Standarddrucker trotzdem zurück, steckt meist eine zentrale Vorgabe dahinter:
- Gruppenrichtlinien oder Anmeldeskripte im Firmennetz setzen bei jeder Anmeldung einen bestimmten Drucker als Standard.
- Remotedesktop-Sitzungen leiten lokale Drucker weiter und legen den umgeleiteten Drucker als Standard fest.
- Druckertreiber älterer Geräte melden sich nach Updates neu an und übernehmen dabei die Standardrolle.
In diesen Fällen muss die Einstellung an der Quelle geändert werden, also in der Richtlinie, im Skript oder in der RDP-Verbindung.
Unterstützung für Ihr Büro
Sie betreuen mehrere Arbeitsplätze und möchten die Drucker einheitlich einrichten? Wir übernehmen das gern per Fernwartung, ohne dass jemand vorbeikommen muss. Weitere Tipps rund um Microsoft Office finden Sie in unserem IT-Tipps-Bereich, etwa zur Fehlermeldung 0xc0000142. Die offizielle Anleitung von Microsoft steht im Windows-Support.
Häufige Fragen
Warum wechselt mein Standarddrucker ständig?
Meist ist in Windows die Option „Windows verwaltet den Standarddrucker“ eingeschaltet. Windows nimmt dann automatisch den zuletzt verwendeten Drucker im jeweiligen Netzwerk als Standard. Schalten Sie die Option aus und legen Sie Ihren Wunschdrucker fest.
Muss ich Office nach der Änderung neu starten?
Ja. Word, Excel und Outlook übernehmen den Standarddrucker beim Programmstart. Schließen Sie deshalb alle Office-Programme und öffnen Sie sie erneut, damit der neue Standarddrucker gilt.
Kann ich den Standarddrucker für alle Mitarbeiter zentral festlegen?
Ja, im Firmennetz geht das per Gruppenrichtlinie oder Anmeldeskript. So bekommt jeder Arbeitsplatz automatisch den passenden Drucker, auch neue Benutzer. Achten Sie darauf, dass keine zweite Regel den Drucker wieder überschreibt.
